¿Qué debe cumplir un buen sistema de requisitos de diligencia debida en el EUDR?

En el siguiente artículo se mencionan cuestiones prácticas sobre la inminente ley de deforestación EUDR. En esta ocasión se desglosa la cuestión de qué debe cumplir un buen sistema de requisitos de debida diligencia, DDS.

En el comercio internacional, un sistema de requisitos de diligencia debida se denomina Sistema de Diligencia Debida (DDS). Estos términos significan lo mismo.

Con un sistema de diligencia debida o DDS el comerciante demuestra que la madera o los productos de madera que importa, exporta o produce son legales. También demuestran que no provocan deforestación ni degradación forestal.

Si necesita presentar un DDS usted mismo o tener números de referencia depende de la situación.

Dentro de la UE

Madera comprada en la UE	El código HS sigue siendo el mismo	Cambios en el código HS
PYME	Almacenar información de DDS	Mantenga disponibles los números de referencia del DDS.
No PYME	Presentar DDS	Presentar DDS

Fuera de la UE

Si compra madera de fuera de la UE y es la primera parte en colocar la madera o los productos de madera en el mercado europeo, debe configurar un DDS y cargarlo en TRACES. Esto debe hacerse para cada envío que realice al mercado europeo.

Por lo tanto, algunas empresas no tienen por qué introducir un sistema de requisitos de diligencia debida. Esto se aplica a los comerciantes de las PYME. Y para las PYMES y microempresas que sólo utilizan madera ya colocada en el mercado.

Si no está obligado a mantener un sistema de diligencia debida pero está cubierto por el EUDR, debe:

Realice un seguimiento del proveedor al que le compra la madera
Realiza un seguimiento de a quién le vendes
Proporcionar los números de referencia de las declaraciones de diligencia debida de los proveedores
Conserve esta documentación durante 5 años

No es necesario realizar un seguimiento de las ventas a particulares.

Redacción del DDS

Para obtener un buen DDS es necesario investigar, evaluar los riesgos y tomar medidas para mitigarlos. Dentro de la empresa se debe designar una persona que sea responsable de este sistema.

Contrata especialistas o hazlo tú mismo

Establecer un sistema de requisitos de diligencia debida es mucho trabajo, especialmente porque no es algo que se haga todos los días. Por lo tanto, puede ser útil y sensato contratar una empresa que le ayude con esto. Pero también puedes hacerlo tú mismo.

¿Qué requisitos debe cumplir el DDS?

Con un sistema de requisitos de diligencia debida usted demuestra que la madera que importa cumple con los requisitos del EUDR. Es necesario investigar, evaluar los riesgos y tomar medidas para mitigarlos.

Con un sistema de diligencia debida se hacen varias cosas:

Recopila datos sobre el origen (legal) de la madera/productos de madera
Recopila datos sobre la geolocalización del lugar donde se cortó el tronco.
Realiza análisis de riesgos. Esto permite estimar si la madera ha sido extraída legalmente (EUTR) o si no ha habido deforestación (EUDR). También se investiga si existe riesgo de que se mezclen materiales no controlados (troncos).
Tu tomas acción Garantiza que el riesgo de comerciar con madera ilegal sea insignificante (EUTR) o que el riesgo de colocar en el mercado de la UE madera que provoque deforestación sea cero (EUDR). También garantiza que el riesgo de mezcla con material no controlado sea mínimo. Además de la madera, también están sujetos al EUDR, por ejemplo, los granos de café, la soja, el aceite de palma y la carne de vacuno. La obligación DDS se aplica a todos estos grupos de productos.

Aplicación de los requisitos de diligencia debida

Por «sistema», los redactores del EUDR se refieren a una forma particular de trabajar o a un conjunto de procedimientos estándar. Aquí se especifica en qué punto del proceso se deben cumplir requisitos específicos del EUDR. Es importante que pienses detenidamente sobre el diseño básico y la implementación de dicho sistema. ¿Y cómo mantener actualizado el sistema de debida diligencia? También requiere mantenimiento.

En cualquier caso, responda las siguientes preguntas y registre esto:

¿Qué empleado o puesto será responsable de la implementación?
¿Qué miembro de la junta directiva es el responsable último?
¿Cómo mantendrá el sistema (por ejemplo en un ciclo anual)?
¿Quién comprueba si el sistema funciona correctamente?
¿Cómo va a capacitar al (nuevo) personal?

Recopilar datos sobre la materia prima o el producto

Una vez que hayas sentado las bases, puedes seguir desarrollando el sistema. Por ejemplo, determinando de dónde proviene la madera o los productos de madera y a través de qué pasos intermedios llegan a su empresa. ¿De dónde viene la materia prima, dónde se procesa, dónde existe la posibilidad de que dentro de la empresa se mezcle material desconocido?

Luego, usted determina si necesita hacer algo en ese paso para cumplir con el EUDR. Esto incluye las compras y las ventas, pero también la trazabilidad interna de las mercancías.

Información obligatoria DDS

En todo caso, deberás recopilar la siguiente información:

Descripción de la materia prima o producto, con el nombre comercial y tipo, en el caso de madera considerar también el nombre científico
la cantidad de los productos de que se trate, expresada en kilogramos de masa neta
país de producción
geolocalización de todas las parcelas donde se han producido materias primas relevantes, incluida la fecha de producción o el período de producción
nombre, dirección postal y dirección de correo electrónico de las empresas que le suministraron el producto
nombre, dirección postal y dirección de correo electrónico de las empresas o personas a las que les suministró los productos pertinentes
Información que demuestra que los productos están libres de deforestación.
Información que demuestre que los productos se han elaborado de conformidad con la legislación del país de producción, incluida prueba de que el área en cuestión puede utilizarse para la producción de la materia prima pertinente

Debe poder proporcionar toda esta información a la NVWA durante una inspección.

Consejo: Incluya la recopilación de datos en su procedimiento de compra estándar

Antes de comprar madera o productos de madera, debe pedir a los proveedores que le proporcionen toda la información que necesita. Puedes incluir esta pregunta en el procedimiento de compra. Cree un formulario estandarizado que le permita realizar las preguntas correctas a los proveedores. Siempre almacenas la información que recibes de la misma manera. Esto le permitirá utilizar, comparar y entregar la información fácilmente más tarde durante una inspección.

Evaluar los riesgos

Puede evaluar la precisión de la información que ha recopilado. De este modo, podrá evaluar si existe el riesgo de que los productos no cumplan la normativa. Por ejemplo, puedes crear una tabla para esto. Aquí se enumeran los requisitos del EUDR y luego se verifica por proveedor (o entrega) si se cumplen estos requisitos.

Debes evaluar, entre otros, los siguientes riesgos para el país de producción:

la presencia de bosques en el país de producción y si se produce deforestación o degradación forestal
La fiabilidad de la información proporcionada por los proveedores:
- ¿Hay mucha corrupción?
- ¿Se falsifican con frecuencia los documentos?
- ¿Hay una falta de aplicación de la ley?
el riesgo de elusión del EUDR o de mezcla de productos no conformes con productos conformes
Conclusiones de la UE sobre el riesgo de deforestación (estarán disponibles más adelante en el sistema de evaluación comparativa de la UE)
cualquier otra información posiblemente relevante

Anote que ha verificado que su proveedor cumple con los requisitos del EUDR. Por favor, añada evidencia a través de estos documentos o controles específicos. Y también cuándo y cómo lo comprobaste.

Ejemplos

“El proveedor nos ha demostrado cómo ha cumplido con la legislación pertinente”. Incluyendo la descarga o impresión de pantalla de la base de datos en cuestión en ese día como evidencia, y los documentos proporcionados por el proveedor.
‘El 18 de enero de 2025, verificamos que no se produjo deforestación en las parcelas señaladas por el proveedor Z de donde son originarias las mercancías importadas.’ Incluidos datos satelitales (agregar/guardar datos/indicar ubicación).

Puntos de atención adicionales

Tenga siempre presente que algunos documentos pueden ser falsos. Por ejemplo, ¿existe un alto índice de corrupción en el país en cuestión?

Preste especial atención a los productos que suponen un mayor riesgo. Por ejemplo, en el caso de productos que se comercializan a través de una cadena compleja a través de diferentes países. O en el caso de productos compuestos, cuya composición no está del todo clara.

Si su investigación y análisis de riesgos revelan riesgos en la cadena de suministro, tome medidas adicionales antes de comprar los productos. Por ejemplo, comprar productos certificados (FSC, PEFC) e indicar claramente cómo la certificación contribuye a reducir el riesgo. O realizar controles adicionales in situ y conservar documentación de ello, o contratar a alguien para que lo haga. También puede solicitar información adicional a las autoridades u ONG, o utilizar técnicas científicas para determinar el origen y la composición.

Conservar durante cinco años

En todos los pasos debes recopilar evidencia de lo que hiciste y cómo lo hiciste. Debes conservar esta documentación al menos durante 5 años. Esto puede incluir sus procedimientos de evaluación de riesgos, sus conclusiones y evidencia de cualquier medida adicional que haya tomado.

Ejemplos

Proporciona formación sobre el EUDR a los empleados. Registre qué miembros del personal participaron.
Se utilizan imágenes de satélite para comprobar si ha habido deforestación en un lugar determinado. Registre cuándo verificó/hizo esto y cuáles fueron los resultados.
Un proveedor no puede darle suficiente información sobre la ubicación de corte de los troncos. Usted discute esto durante una reunión de gestión y decide no comprar más a ese proveedor. Haz constar lo anterior en el acta de la reunión en cuestión.

Mantener actualizado el sistema de requisitos de diligencia debida

El sistema de debida diligencia no es un todo estático. Continúa ajustando esto en función de tus experiencias y circunstancias que cambian.

DDS en Traces

Pronto tendrás que crear una declaración de diligencia debida para cada envío y cargarla en TRACES . TRACES (Trade Control and Expert System) es un sistema continuo y existente. En virtud del EUDR, podrá solicitar acceso y presentar declaraciones DDS a partir de finales de noviembre de 2024.

Fuente: Houtwereld